Financiële zaken eenvoudig uitgelegd
Hoe vind je als zzp'er een geschikte boekhouder?
Als zzp'er geniet je van veel vrijheid en flexibiliteit, maar draag je ook veel verantwoordelijkheden. Een cruciale verantwoordelijkheid is het bijhouden van je boekhouding.
Dit is wettelijk verplicht en essentieel voor een correcte belastingaangifte. Fouten in de boekhouding kunnen leiden tot boetes van de Belastingdienst, dus nauwkeurigheid is van groot belang.
Deze taak kan echter tijdrovend en complex zijn, vooral als je niet thuis bent in de wereld van fiscale regels en administratieve processen.
Gelukkig kun je als zzp'er je boekhouding uitbesteden aan een boekhouder. Maar hoe vind je een goede, betrouwbare boekhouder die bij jou past? In dit artikel lees je alles wat je moet weten om de juiste keuze te maken.
Wat kan een boekhouder voor een zzp'er doen?
Een boekhouder kan je als zzp'er veel werk uit handen nemen en je helpen om je financiën op orde te houden. Naast de basis taken kan een goede boekhouder fungeren als een financiële coach die je helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
De taken van een boekhouder kunnen variëren, maar over het algemeen kunnen ze je helpen met de volgende zaken
- Administratie bijhouden: Dit omvat het verwerken van facturen, bonnetjes en banktransacties, het inboeken van inkomsten en uitgaven, en het bijhouden van de debiteuren- en crediteurenadministratie.
- BTW-aangifte opstellen en indienen: Je boekhouder zorgt ervoor dat je BTW-aangifte correct en tijdig wordt ingediend, zodat je geen boetes of naheffingen krijgt.
- Jaarrekening opstellen: Een jaarrekening geeft inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en is voor sommige rechtsvormen verplicht . Zelfs als het niet verplicht is, kan een jaarrekening nuttig zijn voor het verkrijgen van financiering . Je boekhouder kan je helpen met het opstellen van verschillende soorten financiële overzichten, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen en cashflowprognoses .
- Aangifte inkomstenbelasting verzorgen: Je boekhouder kan je helpen met het invullen van je aangifte inkomstenbelasting en je adviseren over alle aftrekposten en voordelen die van toepassing zijn op jouw situatie .
- Financieel en fiscaal advies geven: Een boekhouder kan je adviseren over financiële planning, investeringen, en fiscale optimalisatie.
- Facturatie: Je boekhouder kan je helpen met het opstellen van facturen die voldoen aan de wettelijke eisen, inclusief alle verplichte gegevens zoals je volledige naam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, factuurnummer, factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten, het BTW-tarief, betalingsvoorwaarden en je bankrekeningnummer .
- Overige taken: Afhankelijk van de boekhouder en je wensen, kunnen ze je ook helpen met zaken als het opstellen van begrotingen, het maken van een winst- en verliesrekening, het bijhouden van je kilometerregistratie en het adviseren over Intracommunautaire Prestaties met betrekking tot BTW als je internationaal actief bent .
- Bewaarplicht: Je boekhouder zorgt ervoor dat je administratie voldoet aan de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar voor alle financiële documenten.
Verschillende soorten boekhouders
Er zijn verschillende soorten boekhouders beschikbaar voor zzp'ers:
Soorten Boekhouders
| Soort boekhouder | Opleiding | Typische rol | Specialisatie |
|---|---|---|---|
| Zelfstandig boekhouder | MBO administratie of accountancy | Administratieve taken, belastingaangiften | Kan specialiseren in bepaalde branches |
| Accountant-administratieconsulent (AA) | HBO Accountancy | Jaarrekeningen controleren, complexere administratie | Bredere kennis van financiële processen |
| Registeraccountant (RA) | Universitaire studie Accountancy | Grote bedrijven, complexe vraagstukken | Wettelijke controles, bedrijfsvoering, risicobeheer |
Voor zzp'ers is een zelfstandig boekhouder meestal voldoende. Als je een complexere administratie hebt of behoefte hebt aan meer specialistische kennis, kun je overwegen om een AA in te schakelen.
Kwalificaties en certificeringen
Zoals eerder genoemd, is de titel 'boekhouder' niet beschermd. Dit betekent dat iedereen zich boekhouder mag noemen, ongeacht zijn of haar opleiding of ervaring. Toch zijn er wel een aantal kwalificaties en certificeringen waar je op kunt letten bij het kiezen van een boekhouder:
Zoals eerder genoemd, is de titel 'boekhouder' niet beschermd. Dit betekent dat iedereen zich boekhouder mag noemen, ongeacht zijn of haar opleiding of ervaring. Toch zijn er wel een aantal kwalificaties en certificeringen waar je op kunt letten bij het kiezen van een boekhouder
Relevante opleidingen:
Een goede boekhouder heeft een MBO-opleiding in de richting van administratie of accountancy afgerond, zoals:
- Praktijkdiploma Boekhouden (PDB)
- Moderne Bedrijfsadministratie (MBA)
- SPD Bedrijfsadministratie (SPD)
Werkervaring:
Naast een opleiding is relevante werkervaring ook belangrijk. Vraag de boekhouder naar zijn of haar ervaring met zzp'ers en je specifieke branche.
Lidmaatschap van beroepsverenigingen:
Een boekhouder kan lid zijn van een beroepsvereniging, zoals de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen (NOAB) . Dit geeft aan dat de boekhouder zich houdt aan bepaalde kwaliteitseisen en ethische codes.
Certificeringen:
Er zijn ook specifieke certificeringen die een boekhouder kan behalen, zoals:
- Certificering van de Federatie Financieel Planner (FFP) - relevant voor boekhouders die ook advies geven over bredere financiële vraagstukken.
- Certificering van Belastingconsulent (BC) - voor boekhouders met specialistische kennis van fiscale wetgeving.
Hoe beoordeel je de betrouwbaarheid van een boekhouder?
Naast de kwalificaties en certificeringen zijn er nog een aantal andere zaken die je kunt doen om de betrouwbaarheid van een boekhouder te beoordelen
- Referenties vragen: Vraag de boekhouder naar referenties van andere zzp'ers. Neem contact op met deze referenties en vraag naar hun ervaringen.
- Online reviews lezen: Zoek online naar reviews van de boekhouder. Websites zoals Trustoo.nl verzamelen reviews van klanten en geven een score aan boekhouders.
- Vragen stellen: Stel de boekhouder vragen over zijn of haar werkwijze, ervaring, en kennis van zaken. Let op hoe de boekhouder reageert en of hij of zij je vragen duidelijk kan beantwoorden.
- Kennismakingsgesprek: Plan een kennismakingsgesprek met de boekhouder. Dit geeft je de kans om de boekhouder persoonlijk te ontmoeten en een gevoel te krijgen bij de persoon en de werkwijze.
- Let op de communicatie: Een goede boekhouder communiceert duidelijk en transparant. Hij of zij houdt je op de hoogte van de voortgang en beantwoordt je vragen snel en adequaat.
- Privacy: Vraag de boekhouder hoe hij of zij omgaat met je privacygevoelige informatie . Een goede boekhouder heeft een privacyverklaring en neemt maatregelen om je gegevens te beschermen.
- Persoonlijke aandacht: Een goede boekhouder besteedt aandacht aan de relatie en zorgt voor een prettige samenwerking.
Kosten van boekhouding uitbesteden
De kosten van het uitbesteden van je boekhouding als zzp'er kunnen variëren, afhankelijk van een aantal factoren, zoals de ervaring van de boekhouder, de complexiteit van je administratie, en de diensten die je afneemt.
Prijsmodellen Boekhouders
| Prijsmodel | Gemiddelde Kosten |
|---|---|
| Uurtarief | €40 - €100 per uur |
| Maandtarief | €70 - €250 per maand |
| Jaartarief | €700 - €1500 per jaar |
Sommige boekhouders werken ook met pakketprijzen of bieden kortingen aan voor starters. Je kunt met sommige boekhouders ook een vaste jaarprijs afspreken . De kosten van een boekhouder zijn overigens fiscaal aftrekbaar
Prijsmodellen boekhouders
Boekhouders hanteren verschillende prijsmodellen
- Uurtarief: Je betaalt een vast bedrag per uur dat de boekhouder aan je administratie werkt.
- Vast maandtarief: Je betaalt een vast bedrag per maand, ongeacht de hoeveelheid werk. De meeste boekhouders hanteren een maandelijkse vergoeding .
- Pakketprijs: Je betaalt een vaste prijs voor een pakket van diensten, bijvoorbeeld boekhouding, BTW-aangifte, en jaarrekening. Pakketprijzen bieden vaak meer zekerheid over de totale kosten .
- Prijs per dienst: Je betaalt een vaste prijs per afgenomen dienst, bijvoorbeeld per BTW-aangifte of per uur advies.
Bespreek met de boekhouder welk prijsmodel het beste bij jouw situatie past.
Voordelen van boekhouding uitbesteden
Het uitbesteden van je boekhouding heeft een aantal voordelen
- Tijdsbesparing: Je hoeft geen tijd meer te besteden aan je boekhouding en kunt je focussen op je kernactiviteiten.
- Expertise: Je boekhouder heeft kennis van alle regels en wetten en kan je adviseren over fiscale optimalisatie.
- Fouten voorkomen: Je boekhouder zorgt ervoor dat je administratie correct is en dat je geen boetes of naheffingen krijgt.
- Minder stress: Je hoeft je geen zorgen meer te maken over je boekhouding en kunt met een gerust hart je bedrijf runnen.
- Professioneel advies: Je boekhouder kan je adviseren over financiële planning, investeringen, en andere belangrijke zaken.
- Automatisering: Veel boekhouders maken gebruik van automatisering, wat leidt tot snellere, efficiëntere en minder foutgevoelige boekhouding.
Nadelen van boekhouding uitbesteden
Naast de voordelen zijn er ook een paar nadelen verbonden aan het uitbesteden van je boekhouding
- Kosten: Het uitbesteden van je boekhouding kost geld.
- Minder controle: Je hebt minder controle over je eigen administratie.
- Privacy: Je deelt privacygevoelige informatie met je boekhouder.
Alternatieven voor boekhouding uitbesteden
Als je je boekhouding niet wilt uitbesteden, zijn er een aantal alternatieven:
- Zelf boekhouden met een spreadsheetprogramma: Je kunt je boekhouding bijhouden in een programma als Excel of Google Sheets. Dit is een goedkope optie, maar het kan tijdrovend en foutgevoelig zijn.
- Zelf boekhouden met een online boekhoudprogramma: Er zijn verschillende online boekhoudprogramma's beschikbaar, zoals:
MoneyMonk: Dankzij slimme automatisering zet je razendsnel een foutloze administratie op in dit bijzonder complete pakket .
e-Boekhouden.nl: Een compleet én eenvoudig online boekhoudpakket voor ondernemers .
SnelStart: Een van de meest populaire online boekhoudprogramma's voor zzp'ers met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en een gevarieerd aanbod in pakketten . Deze programma's maken het makkelijker om je boekhouding bij te houden en bieden vaak extra functionaliteiten, zoals facturatie en bankkoppelingen. - Boekhouding deels uitbesteden: Je kunt er ook voor kiezen om een deel van je boekhouding zelf te doen en een deel uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld zelf je facturen versturen en je bonnetjes verwerken, en de BTW-aangifte en jaarrekening laten doen door een boekhouder.
- Zakelijke rekening: Het is handig om een zakelijke rekening te openen om je zakelijke en privé financiën te scheiden. Je kunt deze rekening ook koppelen aan boekhoudsoftware voor automatisering
Kort samengevat
Het vinden van een goede, betrouwbare boekhouder is een belangrijke stap voor elke zzp'er
Door te letten op de kwalificaties, certificeringen, ervaring, en communicatie van de boekhouder, kun je de juiste keuze maken. Bespreek de taken, prijsmodellen, en verwachtingen duidelijk met de boekhouder, zodat je een succesvolle samenwerking kunt opbouwen.
Of je nu kiest voor volledige uitbesteding, een online boekhoudprogramma, of zelf je boekhouding bijhouden, zorg ervoor dat je financiën op orde zijn en dat je voldoet aan alle regels en wetten.
Uiteindelijk ben jij als zzp'er verantwoordelijk voor je eigen administratie, zelfs als je een boekhouder inschakelt . Blijf daarom betrokken bij je financiële zaken en zorg dat je op de hoogte bent van de belangrijkste regels en ontwikkelingen. Zo kun je je focussen op wat echt belangrijk is: het runnen van je eigen bedrijf.
Specifiek advies:
- ZZP'ers die graag zelf de controle houden en handig zijn met technologie: Overweeg een online boekhoudprogramma te gebruiken en schakel indien nodig een boekhouder in voor advies of controle.
- ZZP'ers die minimale betrokkenheid bij de boekhouding willen: Kies voor volledige uitbesteding aan een betrouwbare boekhouder met een vast maandtarief.
- ZZP'ers met een beperkt budget: Begin met een online boekhoudprogramma of doe de eenvoudige boekhouding zelf en besteed alleen de complexere taken uit aan een boekhouder.
Meer artikelen voor zzp'ers, klik hier